tilrettelegge for bruk av medlemsregisteret i prestens arbeid etter tjenesteordning for menighetsprester og i forbindelse med tiltak for å ivareta de kirkelige organers ansvar etter kirkeordningen, herunder ved innkalling til menighetsmøter, tilbud om kirkelig opplæring eller diakonale tiltak, innsamlingsarbeid og barne- og ungdomsarbeid,
bidra til forsvarlig forvaltning og oppfølging av medlemskap i Den norske kirke, herunder sikre riktig grunnlag for kirkelig manntall og offentlige myndigheters kontroll etter trossamfunnsloven og
sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet i Den norske kirkes medlemsregister, herunder at regler gitt i og i medhold av personopplysningsloven med personvernforordningen etterleves.
§ 2. Virkeområde
Denne forskriften gjelder for Den norske kirkes medlemsregister og omhandler all behandling av personopplysninger i forbindelse med planlegging, gjennomføring og registrering av kirkelige handlinger samt innmeldinger i og utmeldinger av Den norske kirke.
§ 3. Definisjoner
I denne forskriften forstås med:
medlemsregister: Den norske kirkes elektronisk lagrede opplysninger om medlemmer, kirkelige handlinger samt inn- og utmeldinger,
sentral behandlingsansvarlig: den som er ansvarlig for all behandling av personopplysninger i medlemsregisteret og som bestemmer hvilke hjelpemidler som skal brukes,
lokal behandlingsansvarlig: den som er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger på fellesrådsnivå,
kirkelige handlinger: dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd,
kirkelig fellesråd: kirkelig fellesråd og menighetsråd med fellesrådsfunksjoner.
Kapittel 2. Behandling av personopplysninger i medlemsregisteret
§ 4. Behandlingsansvar
Kirkerådet er sentral behandlingsansvarlig for Den norske kirkes medlemsregister og administrerer registeret. Ansvaret ivaretas av Kirkerådets direktør dersom ikke annet er bestemt av Kirkerådet.Kirkelig fellesråd er lokal behandlingsansvarlig for opplysninger i medlemsregisteret som registreres for alle sokn i det aktuelle fellesrådsområdet. Ansvaret ivaretas av organets daglige leder dersom ikke annet er bestemt av kirkelig fellesråd.Sentral og lokal behandlingsansvarlig plikter å sørge for at bestemmelsene i denne forskriften og regler gitt i og i medhold av personopplysningsloven med personvernforordningen blir fulgt.
§ 5. Registreringsplikt
Sentral behandlingsansvarlig skal sørge for at det føres register over personer som i samsvar med kirkeordningen § 4 er medlem av Den norske kirke, jf. kirkeordningen § 5 første ledd.Opplysninger om personer som blir døpt, konfirmert, vigslet til ekteskap og jordfestet ved prest i Den norske kirke, skal inntas i medlemsregisteret, jf. kirkeordningen § 5 annet ledd.Sentral behandlingsansvarlig skal sikre at Den norske kirke har ett medlemsregister, og dette skal føres elektronisk. Lokal behandlingsansvarlig plikter å påse at varig registrering av kirkelige handlinger samt inn- og utmeldinger kun skjer i medlemsregisteret.Endret ved forskrift 25 sep 2022 nr. 1696.
§ 6. Opplysninger som skal registreres
Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den registrertes navn, folkeregistrerte bostedsadresse, fødselsnummer, dåp eller innmelding (dato og sted) og tilhørighet til sokn og valgkrets i henhold til folkeregistrert adresse. Medlemsregisteret kan også inneholde opplysninger om familierelasjoner, den registrertes postadresse samt digital kontaktinformasjon.Registreringen av kirkelige handlinger skal omfatte følgende opplysninger:
dåp: navn på og fødselsnummer til den døpte, navn på og fødselsnummer til foreldre, navn på faddere samt dato og sted for dåpen. Faddere skal ikke registreres med fødselsnummer. Ved nøddåp og hjemmedåp skal også dato og sted for stadfestelse av dåpen registreres. Ved dåp av person over religiøs myndighetsalder registreres ikke navn på og fødselsnumre til den døptes foreldre.
konfirmasjon: navn på, fødselsnummer til og dåpsdato for konfirmanten samt dato og sted for konfirmasjonen,
vigsel: navn på og fødselsnumre til dem som har inngått ekteskap samt dato og sted for vigselen,
gravferd: navn på og fødselsnummer til avdøde samt dato, sted og ansvarlig sokn for gravferden. Dersom jordpåkastelsen ikke skjer samtidig med resten av gravferdshandlingen, registreres tid og sted for jordpåkastelsen.
Dersom fødselsnummer til den som skal registreres mangler og vedkommende venter på å få tildelt fødselsnummer, skal registrering av den kirkelige handlingen utsettes til fødselsnummer foreligger. Dersom den registrerte ikke venter på å få tildelt fødselsnummer, skal handlingen registreres på vedkommendes navn.Endret ved forskrift 25 sep 2022 nr. 1696.
§ 7. Tilgjengelighet
Medlemsregisteret skal gjøres tilgjengelig for Kirkerådet, biskopene og bispedømmerådene, de kirkelige fellesråd, menighetsråd og prester i Den norske kirke. Det er kun personer med tjenstlig behov som skal ha tilgang til opplysninger i medlemsregisteret.
§ 8. Overføring av opplysninger til andre registre
For en begrenset periode kan det overføres opplysninger fra medlemsregisteret til øvrige lovlige registre for soknet.
§ 9. Utlevering av opplysninger fra medlemsregisteret
Registrerte opplysninger om en person kan bare gjøres tilgjengelig for den som er registrert eller som saken ellers direkte gjelder, jf. forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav e.Opplysninger i medlemsregisteret skal ikke utleveres til tredjeparter for kommersielle formål, eller på annen måte brukes av Den norske kirke for kommersielle formål.Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at sentral behandlingsansvarlig kan
offentliggjøre statistiske opplysninger basert på medlemsregisteret,
utlevere informasjon i henhold til prinsippet om dataportabilitet etter bransjenormer godkjent av Datatilsynet og
utlevere opplysninger til bruk i offentlige myndigheters fastsetting av sats for beregning av statstilskudd og kontroll av lister med fødselsnummer etter trossamfunnsloven.
§ 10. Ajourhold
På grunnlag av opplysninger fra den som er registrert, plikter sentral og lokal behandlingsansvarlig å holde medlemsregisteret à jour.Sentral behandlingsansvarlig plikter i tillegg å holde medlemsregisteret à jour på grunnlag av opplysninger fra Statens kartverks matrikkel, Det sentrale folkeregister og Enhetsregisteret.Lokal behandlingsansvarlig plikter i tillegg å holde medlemsregisteret à jour på grunnlag av registreringer fra den som til daglig foretar registreringer i medlemsregisteret for det enkelte sokn.Den som er ansvarlig for å gjennomføre kirkelige handlinger, plikter å gi melding til den som ivaretar det daglige ansvaret for medlemsregisteret i vedkommende sokn om dåp, konfirmasjon, vigsel til ekteskap og gravferd i Den norske kirke samt innmelding i og utmelding av Den norske kirke.
§ 11. Rette- og sletteplikt
Sentral og lokal behandlingsansvarlig skal av eget tiltak rette, slette eller supplere opplysninger som ikke lenger har betydning, er uriktige eller ufullstendige.
§ 12. Informasjonssikkerhet
Sentral og lokal behandlingsansvarlig er ansvarlige for at det iverksettes tiltak for å sikre nødvendig konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet i medlemsregisteret.Sentral behandlingsansvarlig skal legge til rette for tilstrekkelig informasjonssikkerhet i medlemsregisteret og kan gi lokal behandlingsansvarlig bindende pålegg dersom krav i personopplysningslovgivningen ikke blir overholdt.Sentral og lokal behandlingsansvarlig skal gjennomføre tiltak som sikrer at medlemsregisteret og opplysninger i dette er tilgjengelig når det er behov for dette. Dette innebærer blant annet at:
kopier av opplysninger og annet nødvendig materiale skal sikres for at medlemsregisteret skal kunne rekonstrueres etter tap og
sentral og lokal behandlingsansvarlig skal benytte en felles kommunikasjonskanal bestemt av sentral behandlingsansvarlig.
Dersom det oppdages datainnbrudd i maskiner som inneholder eller som kommuniserer med datamaskin som inneholder medlemsregisteret, eller det forekommer andre avvik, skal lokal behandlingsansvarlig straks varsle sentral behandlingsansvarlig. Sentral behandlingsansvarlig plikter umiddelbart å underrette Datatilsynet om datainnbrudd og andre avvik.
Kapittel 3. Avsluttende bestemmelser
§ 13. Utfyllende retningslinjer
Sentral behandlingsansvarlig kan fastsette utfyllende retningslinjer som skal sikre informasjonssikkerhet for opplysninger fra medlemsregisteret. Sentral behandlingsansvarlig fastsetter nærmere regler og rutiner for ajourhold, kontroll og oppdeling av opplysningene i registeret. Rutinene skal ikke kunne endres eller settes ut av funksjon uten særskilt autorisasjon.
§ 14. Kirkerådets myndighet til å gjøre endringer i forskriften
Kirkerådet kan gjøre mindre endringer i forskriften.