§ 1. Formål med fondet og bruken av fondets midler
Fondet skal nyttes til beste for miljøet på Svalbard ved å bidra til at det settes i verk tiltak for å beskytte naturmiljø og kulturminner på øygruppen i samsvar med svalbardmiljøloven § 98 og fondets vedtekter. Fondets midler skal bidra til å sikre at Svalbards særpregede villmarksnatur bevares som grunnlag for opplevelse, kunnskap, og verdiskaping. Fondet skal arbeide for å initiere og stimulere gode prosjekter og tiltak som har til formål å ivareta de høye miljømål som er satt for Svalbard.Fondets midler kan bare brukes til tiltak på Svalbard som har til formål å beskytte miljøet. Det kan brukes til
undersøkelser og tiltak for å kartlegge og overvåke miljøtilstanden, årsaker til miljøpåvirkning og miljøvirkninger av virksomhet,
gjenoppretting av miljøtilstanden,
tilskudd til skjøtsel, vedlikehold og granskning av kulturminner så langt dette ikke kan ventes dekket av den ansvarlige,
informasjons-, opplærings- og tilretteleggingstiltak.
Søkere om tilskudd fra Svalbards miljøvernfond kan være private rettssubjekt, frivillige organisasjoner og offentlige virksomheter.
§ 3. Kunngjøring
Kunngjøring av tilskuddsmidlene skal finne sted i Svalbardposten. Etter styrets beslutning kan kunngjøring også finne sted i andre egnede media.Av kunngjøringen må det framgå at personer og virksomheter som faller inn under forskriften § 2 kan søke om midler til tiltak som hører under forskriften § 1. Kunngjøringen må også angi andre krav til søknaden, jf. forskriften § 4, og søknadsfrist.
§ 4. Krav til søknaden
Søknaden skal angi hvem som står ansvarlig for gjennomføring av tiltaket det søkes om midler til. Navn, adresse og telefonnummer for vedkommende må framgå av søknaden. For norske virksomheter skal organisasjonsnummer oppgis. Det må oppgis bankkontonummer som tilskuddet skal overføres til.Søknaden må inneholde en beskrivelse av formålet med tiltaket og en tilstrekkelig utfyllende beskrivelse av tiltaket og gjennomføringen av det, samt framdriftsplan.Ved søknader som gjelder tiltak av komplisert teknisk eller annen faglige art, må det godtgjøres at søker har nødvendig kompetanse til å gjennomføre tiltaket.Søknaden må inneholde et realistisk kostnadsoverslag for gjennomføring av tiltaket, en finansieringsplan og søknadssum. Disse må eventuelt periodiseres dersom gjennomføringen av tiltaket strekker seg over mer enn et år. Sekretariatet fastsetter nærmere krav til spesifikasjon av kostnadene ved tiltakene som det søkes om midler til. Dersom det i finansieringsplanen forutsettes bidrag, lån og lignende fra andre enn Svalbards miljøvernfond og egeninnsats, må disse spesifiseres med beløp, og det må angis hvor sikre disse inntektskildene er. Skriftlig bekreftelse på at slike deler av finansieringsplanen er sikret, må skje før sekretariatet leverer sin innstilling til styret, jf. forskriften § 5.Søknader sendes inn gjennom gjeldende elektroniske søknadssystem.Det må i søknaden opplyses om ev. hjemler for at resultatene fra prosjektet/tiltaket ikke kan gjøres offentlig kjent.Endret ved forskrifter 20 des 2013 nr. 1676 (i kraft 1 jan 2014), 4 des 2014 nr. 1570.
§ 5. Behandling av søknadene
Søknader som innkommer etter søknadsfristen eller ikke tilfredsstiller kravene i forskriften § 1 og § 2, skal avvises.Sekretariatet kan be søker om oppklaringer av eventuelle uklarheter i søknaden.Søknadene prioriteres på bakgrunn av § 2 i denne forskriften, fondets vedtekter og tildelingsbrev fra Klima- og miljødepartementet sett i forhold til søknadsbeløpet og tilgjengelige midler fra fondet.Styret fastsetter hvilke prosjekt som skal tildeles tilskudd og størrelsen på tilskuddene.Avgjørelser om tildeling fra fondet regnes ikke som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. svalbardmiljøloven § 98 tredje ledd.Endret ved forskrifter 20 des 2013 nr. 1676 (i kraft 1 jan 2014), 19 des 2013 nr. 1757 (i kraft 1 jan 2014).
§ 6. Informasjon til søkere om resultatet av behandlingen
Sekretariatet skal sørge for at alle søkere får skriftlig informasjon om resultatet av styrets behandling.Søkere som tildeles tilskudd, skal motta et tilsagnsbrev med størrelsen på tilskuddet og alle vilkår som har betydning for mottakers gjennomføring av tiltaket, krav til rapportering, opplysninger om mulige kontroller som kan bli gjennomført for å undersøke om midlene er nyttet i samsvar med vilkårene for tilsagnet, og at tilskudd kan bli krevd tilbakebetalt dersom forutsetningen for tilskuddet blir brutt.Endret ved forskrift 20 des 2013 nr. 1676 (i kraft 1 jan 2014).
§ 7. Utbetalingsplan for tilskudd
Det må foreligge bekreftelse av at vilkårene for tilsagnet er akseptert før utbetaling.Sekretariatet fastsetter utbetalingsplanen med utgangspunkt i tiltaksmidlenes størrelse. Tiltaksmidlene skal normalt utbetales etterskuddsvis i takt med mottakers forbruk ved gjennomføring av tiltaket. Utbetalingstakten må likevel ikke hindre gjennomføringen av tiltak som er innvilget midler. Forskuddsbetaling kan finne sted dersom det er dokumentert at det er nødvendig for å få gjennomført tiltaket.Ved tilskudd som utbetales i terminer, skal siste utbetaling holdes tilbake til sluttrapport foreligger og er godkjent av sekretariatet.Dersom tilsagnet gjelder for flere år, skal de årlige utbetalinger begrenses til å dekke medgåtte utgifter vedkommende år.Endret ved forskrift 20 des 2013 nr. 1676 (i kraft 1 jan 2014).
§ 8. Krav til rapportering og regnskap fra mottaker av tilskudd
Sekretariatet fastsetter krav til rapporter fra mottakere av tiltaksmidler. Det kan kreves revisorattester fra ikke-statlige mottakere.Sluttrapport skal foreligge senest tre måneder etter at tiltaket er gjennomført. Sluttrapporten skal inneholde regnskapsoversikt over kostnader og finansiering satt opp som sekretariatet har fastsatt, jf. forskriften § 4, og orientering om tiltaket er gjennomført etter forutsetningene eller om det ble foretatt eventuelle justeringer og endringer underveis i prosjektet og begrunnelse for dette dersom de ikke er dokumentert avtalt med sekretariatet. Sluttrapporten skal også innholde resultatet av prosjektet og ev. data fra undersøkelser som er utført som en del av prosjektet.Det kan gjøres unntak fra kravene i andre ledd dersom særlige grunner taler for det.I de tilfellene der det er fastsatt delutbetaling, bør det normalt kreves statusrapport med foreløpig regnskap, før terminutbetalingene, jf. forskriften § 7.Endret ved forskrift 20 des 2013 nr. 1676 (i kraft 1 jan 2014).
§ 9. Kontroll med mottaker av tilskudd
Sekretariatet kontrollerer at tilskudd nyttes etter forutsetningene. Kontroll kan også utføres av Riksrevisjonen, jf. lov 7. mai 2004 nr. 21 om Riksrevisjonen § 12 tredje ledd.Dersom det oppstår tvil om at en statlig virksomhet har nyttet tilskudd fra fondet etter forutsetningene, skal det innhentes rapport om saken fra mottakende virksomhet. Dersom rapporten ikke er klargjørende, skal saken tas opp med Klima- og miljødepartementet.Endret ved forskrifter 20 des 2013 nr. 1676 (i kraft 1 jan 2014), 19 des 2013 nr. 1757 (i kraft 1 jan 2014).
§ 10. Tilbakebetaling av utbetalt tilskudd
Dersom en finner at tilskuddet er brukt i strid med forutsetningene for tilskuddet, kan styret vedta at tilskuddet skal kreves tilbakebetalt. Mottaker av midlene skal skriftlig underrettes om dette snarest mulig med en rimelig frist for tilbakebetaling. Kravet følges opp i samsvar med Bestemmelser om økonomistyring i staten kapitlene 5.4.2.5, 5.4.3, 5.4.4 og 5.4.5.