Lovdata – lese-visning

Alle dokumenter › Forskrifter

Forskrift om dokumentasjon og arkiv (arkivforskrifta)

Departement
Kultur- og likestillingsdepartementet

Vis endringshistorikk · Abonner (Atom)

Forskrift om dokumentasjon og arkiv (arkivforskrifta)

Kapittel 1. Forvaltning av dokumentasjon som arkiv

§ 1. Kva eit organ skal ta omsyn til når det skal avgjere kva dokumentasjon det skal forvalte som arkiv

Når eit organ skal avgjere kva dokumentasjon det skal forvalte som arkiv etter arkivlova § 5, skal det særleg ta omsyn til om dokumentasjonen
  1. er relevant for å stadfeste korleis organet har handsama saker, løyst oppgåvene sine og handtert andre vesentlege tilhøve ved verksemda
  2. kan tene som prov på privatpersonar eller andre private rettssubjekt sine rettar og plikter
  3. allereie blir sikra og forvalta som arkiv i eit anna informasjonssystem i organet eller av eit anna organ i eit system for felles oppgåveløysing som avtalt etter § 8 i denne forskrifta.

§ 2. Forskrift om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida

Når Nasjonalarkivet gir forskrift med heimel i arkivlova § 12 andre ledd andre punktum om kva dokumentasjon som organa skal ta vare på for ettertida, skal Nasjonalarkivet leggje desse kriteria til grunn:
  1. i kva grad dokumentasjonen viser endringar i samfunnet, medrekna korleis ulike grupper, organisasjonar og verksemder har påverka og har blitt påverka av utviklinga over tid
  2. i kva grad dokumentasjonen viser endringar i naturen og klimaet over tid
  3. i kva grad dokumentasjonen viser korleis offentlege organ forvaltar oppgåvene sine og ansvaret sitt, medrekna korleis dei utøver mynde og samhandlar med kvarandre
  4. i kva grad dokumentasjonen viser korleis dei private rettssubjekta som er omfatta av arkivlova, forvaltar oppgåvene sine, jf. arkivlova § 3
  5. om dokumentasjonen kan tene som prov på privatpersonar eller andre private rettssubjekt sine rettar eller plikter i framtida.

§ 3. Oppbevaringstider for dokumentasjon

Eit organ skal sjølv fastsetje oppbevaringstider for dokumentasjon som ikkje er omfatta av forskrifta gitt av Nasjonalarkivet med heimel i arkivlova § 12 andre ledd andre punktum om kva dokumentasjon som organa skal ta vare på for ettertida.
Når organet fastset oppbevaringstider, skal det vurdere kor lenge det er naudsynt å oppbevare dokumentasjon av omsyn til
  1. reglar om tidsavgrensa oppbevaring i anna regelverk
  2. dei administrative og juridiske dokumentasjonsbehova til organet sjølv
  3. dei juridiske dokumentasjonsbehova til andre offentlege og private verksemder
  4. dokumentasjonsbehova til borgarane.

§ 4. Særlege reglar for visse organ

Utval som er oppretta ved kongeleg resolusjon eller lov, skal reknast som eigne organ etter arkivlova og ha eigne arkiv dersom det ikkje er fastsett noko anna i resolusjonen eller lova som gav heimel for oppretting av utvalet.
Eit utval som er oppretta ved kongeleg resolusjon eller lov og som skal ha eige arkiv, er ikkje omfatta av arkivlova § 14 første ledd. Når utvalet blir lagt ned, skal ansvaret for arkivet overførast til vedkomande departement eller anna overordna organ.

§ 5. Krav til informasjonssystem

Informasjonssystem som inneheld dokumentasjon som skal forvaltast som arkiv, skal ha funksjonar som gjer at informasjonen blir sikra og forvalta i tråd med arkivlova § 5 første ledd.
Eit organ som bruker system som er nemnde i første ledd, skal syte for at systema har funksjonar som
  1. gjer at informasjonen har naudsynte metadata om opphavet til informasjonen og samanhengen han inngår i
  2. vernar informasjonen mot ikkje-autoriserte endringar
  3. sporar endringar
  4. gjer at dokumentasjonen kan bli eksportert på ein kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte
  5. gjer at dokumentasjon som ikkje skal takast vare på for ettertida, kan bli kassert på ein kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte
  6. gjer det mogleg for organ, med enkle framgangsmåtar, å finne fram til og hente ut dokumentasjon for eigne behov og for å gi innsyn etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov
  7. gjer at metadata som skal registrerast saman med saksdokument etter § 15, kan hentast ut til ein journal.

§ 6. Krav til skildringar av informasjonssystem

Organ skal ha skildringar av informasjonssystem som inneheld dokumentasjon som skal forvaltast som arkiv. Skildringane skal vise
  1. kva slags typar dokumentasjon som er lagra i systemet
  2. kva som er opphavet og historikken til dokumentasjonen
  3. korleis systemet er sikra mot utilsikta eller ikkje dokumenterte endringar
  4. kva prosedyrar som er etablerte for å registrere og forvalte dokumentasjon i delvis analoge informasjonssystem.
Dersom eit informasjonssystem inneheld dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida, skal skildringane òg innehalde ei oversikt over informasjonsstrukturen i systemet.

§ 7. Vedlikehald av digitale arkiv

Eit organ skal halde dokumentasjonen i digitale arkiv ved like, slik at informasjonen er sikra og forvalta i tråd med arkivlova § 5.
Dersom det er påkravd å flytte dokumentasjon til nye lagringsmedium, konvertere dokumentasjon til nye digitale format, ta i bruk nye applikasjonar og standardar for strukturering og utveksling av informasjon eller liknande, skal organet syte for at informasjonen ikkje tapar seg. Organet skal mellom anna sikre at
  1. informasjon som i utgangspunktet var leseleg for menneske, framleis er leseleg for menneske etter vedlikehaldet
  2. informasjon som i utgangspunktet var maskinleseleg, framleis er maskinleseleg etter vedlikehaldet
  3. metadata som viser opphavet til informasjonen, og korleis sakshandsaminga og oppgåveløysinga har foregått, ikkje blir borte eller forringa
  4. eigenskapar ved dokumentasjonen som gjer søk, kopling og samanstilling mogleg, blir oppretthaldne.

§ 8. Avtale om ansvaret for dokumentasjon i system for felles oppgåveløysing

Når fleire organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit system for felles oppgåveløysing, skal dokumentasjonen som blir skapt i systemet forvaltast samla. Organa skal avtale kven som skal ha ansvaret for at dokumentasjonen i systemet blir forvalta i tråd med krava i arkivlova og forskrift gitt med heimel i lova. Dersom organa avtalar at ansvaret for at krava i arkivlova og forskrift gitt med heimel i lova blir oppfylte ikkje skal liggje hos eitt organ åleine, skal det gå fram av avtala korleis ansvaret er fordelt mellom dei.

§ 9. Konvertering av analog dokumentasjon til digitalt format i den daglege oppgåveløysinga

Når eit organ skal konvertere analog dokumentasjon som det har oppretta eller motteke i den daglege oppgåveløysinga, til digitalt format, skal organet følgje reglane i § 16 første og andre ledd.
Den analoge dokumentasjonen kan destruerast etter at han er konvertert i tråd med første ledd. Dette gjeld ikkje dokumentasjon som er omfatta av § 19.

§ 10. Krav til sikring av lagringsmedium for arkiv

Lagringsmedium for arkiv skal oppbevarast slik at dei alltid er verna mot
  1. vatn og fukt
  2. brann, spreiing av brann og skadeleg varme
  3. skadeleg klima- og miljøpåverknad som mugg, skadedyr og liknande
  4. skadeverk, innbrot og ikkje-autorisert tilgang.
For analoge arkiv som skal takast vare på for ettertida, gjeld i tillegg desse krava:
  1. Lysnivå, temperaturar og verdiar for luftfukt i lokalet skal vere såleis tilpassa at lagringsmedium og dokumentasjon held seg best mogleg.
  2. Lokalet skal ikkje ha vindauge dersom det kan setje tryggleiken til arkiva i fare.
  3. Lokalet skal vere særleg utrusta for å hindre at brann oppstår og spreier seg der inne, og for å hindre at brann på utsida spreier seg til lokalet.
  4. Arkiva skal plasserast på reolar, minimum 10 cm frå golv og yttervegg.
  5. Golv og reolar skal vere laga for å tole vekta av arkiva.
  6. Lokalet skal ha fast tilsyn og reinhald.
Det skal setjast i verk tiltak med det same dersom det oppstår risiko for at arkiv kan bli skadde. Oppståtte skadar på arkiv skal utbetrast så langt det er mogleg.

§ 11. Retting av feil i registrerte opplysningar

Eit organ som oppdagar at det er feil i registrerte opplysningar, kan leggje til korrekt informasjon for å rette feila. Organet skal dokumentere kva feil som blei retta, og når og korleis dei blei retta. Feil må ikkje rettast på måtar som gjer at den opphavlege informasjonen går tapt.
Organet skal fastsetje rutinar for retting av feil i registrerte opplysningar i arkiv.

§ 12. Kva dokumentasjonsplanen skal innehalde

Dokumentasjonsplanen til eit organ skal oppfylle krava i arkivlova § 8 første og andre ledd og i tillegg innehalde
  1. opplysningar om eventuelle tenesteavtaler om arkiv som organet har inngått med andre organ eller private rettssubjekt
  2. vurderingane som ligg til grunn for avgjerda om kva dokumentasjon organet skal forvalte som arkiv, jf. § 1
  4. opplysningar om oppbevaringstid for dokumentasjon som det ikkje er krav om at skal takast vare på for ettertida, jf. § 3
  5. opplysningar om reglar om teieplikt og informasjonstryggleik for dei ulike delane av dokumentasjonen
  6. opplysningar om eventuelle avtaler som er inngått etter § 8 om ansvaret for dokumentasjon i system for felles oppgåveløysing
  7. opplysningar om kva informasjonssystem organet nyttar til å lagre dokumentasjon som skal forvaltast som arkiv, og om systema oppfyller krava til informasjonssystem i § 5
  8. organet sine skildringar av informasjonssystem, jf. § 6
  9. organet sine rutinar for retting av feil i registrerte opplysningar, jf. § 11
  10. organet sine rutinar for avlevering eller overføring av arkiv til langtidsbevaring
  11. organet sine rutinar for å kontrollere at dokumentasjon blir konvertert på rett måte
  12. opplysningar om kva avslutta analoge arkiv som er konverterte etter kapittel 3
  13. oversikter som er utarbeidde etter § 49 når ansvaret for dokumentasjon er blitt flytta mellom organ i samband med omorganisering av offentleg sektor
  14. oversikt over korleis eventuelle analoge arkiv er ordna
  15. opplysningar om kva som er avtalt med andre som løyser lovpålagde oppgåver på vegner av organet om korleis pliktene etter lova skal følgjast opp, jf. arkivlova § 7 første ledd, og kva som skal gjelde for dokumentasjon som organet har plikt til å ta imot etter arkivlova § 7 andre ledd.

§ 13. Internkontroll med dokumentasjonsforvaltninga

Kommunar og fylkeskommunar skal ha internkontroll med dokumentasjonsforvaltninga etter reglane i kommuneloven § 25-1.
Den øvste leiinga i andre organ som er omfatta av lova har ansvar for at det blir ført internkontroll med at dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, blir forvalta etter arkivlova med forskrifter. Organet skal løpande vurdere om det er risiko for brot på reglane og setje i verk dei tiltaka som trengst for å redusere risikoen til eit forsvarleg nivå. Organet skal særleg vurdere risiko ved vedlikehald av digitale arkiv, jf. § 7 og risiko ved destruksjon av analoge arkiv etter konvertering, jf. § 18. Dokumentasjonsplanen skal leggjast fram for den øvste leiinga i organet som ein del av internkontrollen minst éin gong i året.

Kapittel 2. Journalføring

§ 14. Kva dokument som skal registrerast i journal

Eit organ skal føre journal for å leggje til rette for offentleg innsyn. I journalen skal organet registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir sakshandsama og har verdi som stadfesting av dei tilhøva dei gjeld.
Dokument i saker om innsyn er ikkje omfatta av journalføringsplikta med mindre dokumenta gjeld eller inneheld ei nærare grunngjeving, ein klage, eit krav om betaling for innsyn eller eit spørsmål om korleis innsyn skal givast.

§ 15. Kva metadata som skal registrerast om eit saksdokument i ein journal

Eit organ som skal føre journal etter § 14 første ledd første punktum, skal løpande registrere følgjande metadata om alle saksdokument som er journalføringspliktige:
  1. identifikator som gir dokumentet eit unikt kjenneteikn som kan lesast av menneske
  2. informasjon om konteksten dokumentet blir brukt i, og kva andre dokument det høyrer saman med
  3. ein tittel eller andre metadata som viser kva dokumentet gjeld
  4. namnet på sendaren eller mottakaren av dokumentet
  5. datoen på dokumentet eller datoen som viser når dokumentet blei sendt eller motteke
  6. tidspunktet for registreringa.
Organet skal gjere journalen tilgjengeleg for offentleg innsyn etter reglane i offentleglova. Organet kan gjere unntak frå innsyn i opplysningar i journalen dersom det ikkje er mogleg å registrere eit dokument utan at det kjem fram opplysningar som er omfatta av lovfesta teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje innsyn i. Organet kan gjere unntak for ei heil journalregistrering berre når det trengst for ikkje å røpe opplysningar som er omfatta av lovfesta teieplikt.

Kapittel 3. Konvertering av avslutta analoge arkiv til digitalt format

§ 16. Tekniske krav til konverteringa

Når eit organ skal konvertere eit avslutta analogt arkiv til digitalt format for å erstatte det analoge formatet med det digitale, skal organet sikre at informasjonen ikkje går tapt.
Dokumentasjon på papir skal skannast i original storleik med ei oppløysing på 300 pikslar per tomme (PPI). Fargedjupna skal vere 24 bit, og fargemodellen som skal brukast, er raud, grøn og blå (RGB). Komprimeringsgraden skal vere så låg som mogleg. Desse krava er ikkje til hinder for skanning med høgare kvalitet.
Dokumentasjon som er konvertert frå papir og skal avleverast til Nasjonalarkivet, skal vere maskinleseleg. Dokumentasjon på andre lagringsmedium enn papir skal konverterast i tråd med dei krava som er avtalte med Nasjonalarkivet.
Nasjonalarkivet kan gjere unntak frå eitt eller fleire av krava i andre og tredje ledd dersom særlege grunnar talar for det.

§ 17. Krav om registrering av metadata om konverterte arkiv

Når eit organ skal konvertere arkiv etter § 16 første ledd, skal organet registrere naudsynte metadata om det konverterte arkivet, slik at det ikkje blir vanskelegare å finne fram i og bruke arkivet etter konverteringa. Metadataa skal gjere det mogleg å finne fram til dei ulike delane av dokumentasjonen. Det skal registrerast kven som har skapt arkivet, og kva som var den opphavelege strukturen til arkivet.
Eit organ som skal avlevere eit arkiv til Nasjonalarkivet, skal avtale med Nasjonalarkivet kva metadata det skal tilføre det konverterte arkivet.

§ 18. Destruksjon av dei analoge lagringsmedia etter konverteringa

Eit organ som har konvertert eit analogt arkiv til digitalt format, kan destruere dei analoge lagringsmedia dersom dokumentasjonen er konvertert i tråd med reglane i dette kapittelet. Organet skal kontrollere at
  1. dei tekniske krava til konverteringa er oppfylte, jf. § 16
  2. naudsynte metadata er blitt tilførte arkivet og korrekt kopla saman med den konverterte dokumentasjonen, jf. § 17.
Eit organ som skal avlevere arkiv til Nasjonalarkivet, kan destruere dei analoge lagringsmedia først etter at Nasjonalarkivet har godkjent konverteringa. I tillegg til det som følgjer av første ledd bokstav a og b, skal organa kontrollere at
  1. all dokumentasjon som skal avleverast digitalt, er blitt konvertert
  2. den konverterte dokumentasjonen er lagra i dei filformata som er avtalte med Nasjonalarkivet, jf. § 30.

§ 19. Unntak frå moglegheita til å destruere analoge lagringsmedium etter konverteringa

Analoge lagringsmedium frå 1950 eller tidlegare kan ikkje destruerast, sjølv om dokumentasjonen er konvertert etter reglane i dette kapittelet.
Det same gjeld dersom det originale analoge lagringsmediet har særskild historisk verdi som gjenstand på grunn av tilhøve knytt til innhaldet, bruken, omstenda ved tilbliinga og liknande, eller dersom anna regelverk krev at dokumentasjonen må takast vare på i sitt originale format.
Nasjonalarkivet kan gjere unntak frå første ledd.

Kapittel 4. Overordna reglar om avlevering av arkiv frå statlege organ til Nasjonalarkivet

§ 20. Krav om digital avlevering

Statlege organ skal avlevere arkiva sine digitalt, med unntak av dokumentasjon som skal bevarast på det analoge formatet etter § 19. Analoge arkiv skal konverterast til digitalt format etter reglane i kapittel 3.
Dersom eit organ søkjer om det, kan Nasjonalarkivet i særlege høve gjere unntak frå kravet om digital avlevering for heile eller delar av eit arkiv. Unntak kan mellom anna vere aktuelt dersom eit organ allereie har klargjort eit arkiv for avlevering etter reglane i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova) eller Nasjonalarkivet har godkjent at arkivet kan avleverast på analoge lagringsmedium.

§ 21. Tidspunktet for og avtale om avlevering

Nasjonalarkivet fastset når statlege organ skal avlevere arkiva sine.
Når eit organ skal avlevere, skal det inngå ei avtale med Nasjonalarkivet. I avtala skal det gå fram
  1. kva slags dokumentasjon som skal avleverast
  2. kor mykje dokumentasjon som skal avleverast
  3. kva informasjonssystem dokumentasjonen er lagra i
  4. om dokumentasjonen skal avleverast analogt eller digitalt
  5. kva filformat datafiler skal ha
  6. når dokumentasjonen skal avleverast
  7. om det er inngått avtale om utsett overføring av råderetten over arkivet etter § 22, og kva som er avtalt.

§ 22. Avtale om råderett over avleverte arkiv

Nasjonalarkivet kan avtale med eit statleg organ at den delen av råderetten over eit arkiv som gjeld plikta til å handsame krav om innsyn, ikkje skal gå over til Nasjonalarkivet før ei viss tid etter at arkivet er avlevert. I avtala skal det fastsetjast når heile råderetten over arkivet skal gå over til Nasjonalarkivet.

§ 23. Kva opplysningar som skal følgje arkiv ved avleveringa

Statlege organ skal gi dei opplysningane som trengst for at Nasjonalarkivet skal kunne ta imot, ta vare på, tolke og leggje til rette for bruk av dokumentasjonen som er avlevert.
Nasjonalarkivet kan krevje å få opplysningar om
  1. opphavet til dokumentasjonen
  2. kva samanheng dokumentasjonen blei til i og var ein del av
  3. kva slags informasjon dokumentasjonen inneheld
  4. kva tidsperiode dokumentasjonen omfattar
  5. korleis dokumentasjon er strukturert
  6. kva format dokumentasjonen har
  7. noko av dokumentasjonen er kassert før avlevering, markert som sletta med heimel i lov, og elles er ufullstendig
  8. noko av dokumentasjonen inneheld personopplysningar eller særlege kategoriar av personopplysningar
  9. reglar om teieplikt og informasjonstryggleik for dei ulike delane av dokumentasjonen
  10. informasjonssystemet som dokumentasjonen har vore lagra i
  11. korleis analoge arkiv har blitt konverterte til digitalt format.
Organa skal gi opplysningane i Nasjonalarkivets digitale skjema eller applikasjonar for avlevering.

§ 24. Refusjon av Nasjonalarkivets kostnader

Nasjonalarkivet kan krevje refusjon av kostnader når det gjer oppgåver som etter arkivlova og forskrift gitt med heimel i lova skal løysast av andre organ. Dette gjeld mellom anna
  1. kostnader som oppstår fordi eit arkiv ikkje har vore handsama i tråd med arkivlova og forskrift som er gitt med heimel i lova
  2. kostnader som heng saman med tilrettelegging av arkivet for administrativ bruk, dersom arkivet blir avlevert før det er ute av aktiv bruk
  3. kostnader til tiltak som skal gjere det mogleg for eit organ å utøve råderetten over arkiv, dersom det er inngått avtale om å utsetje overføringa av delar av råderetten etter § 22.

Kapittel 5. Avlevering av digitale arkiv frå statlege organ til Nasjonalarkivet

§ 25. Korleis digital dokumentasjon skal strukturerast og overførast til Nasjonalarkivet

Statlege organ som skal avlevere digital dokumentasjon til Nasjonalarkivet, skal bruke Nasjonalarkivets applikasjonar for strukturering og overføring av arkivpakker dersom ikkje noko anna blir avtalt.

§ 26. Kva ei arkivpakke skal innehalde

Ei arkivpakke skal innehalde
  1. eit uttrekk av dokumentasjonen som skal avleverast
  2. informasjon som stadfester at uttrekket er produsert på ein kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte
  3. opplysningar om dokumentasjonen som skal avleverast, jf. § 23
  4. tekniske skildringar av uttrekket, jf. § 32
  5. tekniske metadata om alle datafilene i arkivpakka, inkludert sjekksummar og filplasseringar.
Innhaldet i arkivpakka skal vere i tråd med avleveringsavtala, jf. § 21 andre ledd.

§ 27. Mottak og godkjenning av arkivpakker

Nasjonalarkivet skal kontrollere og godkjenne arkivpakker frå statlege organ.
Nasjonalarkivet kan nekte å godkjenne ei arkivpakke eller delar av henne dersom
  1. uttrekket ikkje inneheld den avtalte dokumentasjonen
  2. feil eller manglar i uttrekket kjem av feil ved sjølve produksjonen av uttrekket
  3. den tekniske skildringa av uttrekket er feilaktig eller ufullstendig
  4. skildringane av dokumentasjonen som skal avleverast, er feilaktige eller ufullstendige
  5. andre krav som er fastsette i denne forskrifta eller i avtale, ikkje er oppfylte.
Om ei arkivpakke frå eit statleg organ ikkje blir godkjent, må organet produsere ei ny arkivpakke med dei endringane som trengst for å oppfylle krava etter § 26. Nasjonalarkivet skal destruere arkivpakka som ikkje blei godkjent.

§ 28. Krav til uttrekk frå informasjonssystem som er utforma i tråd med Noark 5

Dersom eit statleg organ skal avlevere dokumentasjon som er skapt i eit informasjonssystem som er utforma i tråd med Noark 5, skal organet følgje retningslinjene i Noark 5 for å produsere uttrekk. Dersom særlege grunnar talar for det, kan organet inngå avtale med Nasjonalarkivet om å bruke andre metodar for å produsere uttrekket.

§ 29. Krav til uttrekk av strukturert informasjon frå databasar

Uttrekk av strukturert informasjon frå databasane til statlege organ skal bestå av ei eller fleire datafiler i eit av følgjande filformat:
  1. Comma-separated-values (CSV), som spesifisert i IETF RFC 4180
  2. Extensible Markup Language (XML) versjon 1.0
  3. Java Script Object Notation (JSON), som spesifisert i ISO/IEC 21778
  4. Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) versjon 2.1.1 eller 2.2.
Eit organ kan avtale med Nasjonalarkivet å bruke andre filformat enn dei som er nemnde i første ledd.
Dokumentasjon som er lagra som Large Objects (LOBs) i databasar, skal eksporterast som separate datafiler i uttrekket.

§ 30. Krav til format for datafiler i uttrekk (filformat)

Statlege organ må avtale med Nasjonalarkivet kva filformat som skal brukast for datafiler i uttrekk, og kva informasjon om filformata som skal følgje med avleveringa.
Om organet skal konvertere datafiler til nye filformat, skal det sikre at informasjonen i datafilene med tilhøyrande metadata ikkje går tapt, og at det ikkje blir mykje vanskelegare å bruke informasjonen.

§ 31. Krav til teiknsett i uttrekk

Statlege organ skal bruke følgjande standardar for teiknsett i uttrekk:
  1. ISO/IEC 10646 representert ved UTF-8
  2. ISO/IEC 8859-1:1998
  3. ISO/IEC 8859-4:1998.
Andre standardar for teiknsett kan berre brukast etter avtale med Nasjonalarkivet.

§ 32. Krav til tekniske skildringar av uttrekk

Statlege organ skal gi Nasjonalarkivet tekniske skildringar av uttrekk som skal avleverast til Nasjonalarkivet. Skildringane skal gjere det mogleg for Nasjonalarkivet å lese data og datastrukturar slik dei er lagra i uttrekket.
Organet skal gi opplysningar om
  1. korleis den indre strukturen i uttrekket er, mellom anna korleis samanhengen mellom datafiler og innhald er
  2. korleis data i uttrekket skal tolkast og presenterast
  3. kva filformat datafilene i uttrekket er lagra i.
Organet skal gi dei tekniske skildringane som ein del av arkivpakka eller i Nasjonalarkivets digitale skjema eller applikasjonar for avlevering.
Dei tekniske skildringane skal vere maskinleselege og leselege for menneske.

§ 33. Krav om å oppretthalde naudsynte koplingar når eit uttrekk blir produsert

Dersom namn på datafiler eller filstrukturen blir endra under produksjon av eit uttrekk, skal det statlege organet oppdatere filstiar og tilvisingar til den originale filstrukturen. Formålet er at naudsynte koplingar blir oppretthaldne. Alle filstiar skal vere relative.

§ 34. Krav om fjerning av kryptering og passordvern for datafiler før avlevering

Statlege organ skal sikre at datafiler som skal avleverast, ikkje er krypterte eller verna med passord. Datafiler som er krypterte eller verna med passord, kan berre avleverast etter avtale med Nasjonalarkivet.

Kapittel 6. Avlevering av analoge arkiv frå statlege organ til Nasjonalarkivet

§ 35. Kva opplysningar som skal følgje analoge arkiv ved avleveringa

Statlege organ som skal avlevere analoge arkiv til Nasjonalarkivet, skal i tillegg til å oppfylle krava i § 23 gi ei oversikt over strukturen og innhaldet i arkivet (avleveringsliste). Avleveringslista skal omfatte alle protokollar og boksar som skal avleverast, og innehalde opplysningar som er nemnde i § 37 fjerde ledd.
Organa skal bruke Nasjonalarkivets skjema for avleveringsliste. Arkiv kan ikkje avleverast før Nasjonalarkivet har godkjent avleveringslista.

§ 36. Tilrettelegging av analoge arkiv før avlevering

Før avlevering skal statlege organ
  1. fjerne binders, stiftar, tape, plastomslag og tilsvarande frå arkivet
  2. opplyse om det er eller har vore skadar på arkivet
  3. utbetre skadar på arkivet som følgje av mugg, fukt, skadedyr eller liknande.
Om det ikkje er mogleg å utbetre skadar på arkivet, skal organa setje i verk naudsynte tiltak for å sikre arkivet og forhindre ytterlegare tap eller skade.

§ 37. Pakking og merking av analoge arkiv

Analoge arkiv frå statlege organ skal, dersom materialet er eigna til det, leggjast i mapper eller anna omslag som skal påførast relevante opplysningar som saksnummer, arkivkode, emne og årstal.
Mappene og anna arkivmateriale skal leggjast i arkivboksar. Dersom analoge arkiv ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal dei emballerast på annan tenleg måte. Organet skal samrå seg med Nasjonalarkivet om kva som er tenleg.
Boksar, mapper og annan emballasje skal oppfylle krava i ISO 9706:1994 og ISO 16245:2023.
Protokollar, boksar og annan emballasje skal merkjast med etikettar. Etikettane skal innehalde
  1. namnet på organet som har skapt arkivet
  2. nummeret på protokollen eller boksen
  3. innhaldet i protokollen og boksen
  4. tidsperioden som innhaldet i protokollen eller boksen omfattar.
Eigenproduserte etikettar skal vere på papir som oppfyller krav i ISO 9706. Etikettane skal festast med eit spesiallim med lang haldbarheit. Nasjonalarkivet kan krevje at etikettar skal vere maskinleselege.

§ 38. Transport og kostnader

Protokollar og boksar skal pakkast i transportemballasje. Transporten skal vere innretta slik at Nasjonalarkivet kan ta imot arkivet i den rekkjefølgja som avleveringslista viser.
Arkiv skal fraktast på ein trygg og forsvarleg måte.
Statlege organ skal dekkje alle kostnader knytte til transport og overføring av arkiv fram til arkiva blir plasserte hos Nasjonalarkivet.

Kapittel 7. Tilgjengeleggjering av arkiv som er avleverte eller overførte til langtidsbevaring

§ 39. Plikt til å publisere søkbare oversikter over avleverte eller overførte arkiv

Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og dei som tek vare på arkiv etter arkivlova § 14 sjette ledd, skal ha oppdaterte oversikter over alle arkiv som er avleverte eller overførte til langtidsbevaring. Oversiktene skal vere søkbare og tilgjengelege for allmenta på internett.
Oversiktene skal gi informasjon om
  1. kva dokumentasjon arkiva inneheld
  2. kven som har skapt arkiva
  3. kva tidsperiode arkiva omfattar
  4. korleis brukarane kan få tilgang til arkiva.

§ 40. Tilgang for allmenta til avleverte eller overførte arkiv

Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og dei som tek vare på arkiv etter arkivlova § 14 sjette ledd, avgjer korleis arkiv skal gjerast tilgjengelege for allmenta utover det som følgjer av innsynsretten etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov.
Som ledd i arbeidet med å gjere arkiv tilgjengelege for forsking og innsyn kan dei som er nemnde i første ledd, samanstille personopplysningar frå fleire kjelder og lagre samanstillingane for seinare bruk når formålet med arkivlova gjer det naudsynt.
Allmenta kan bli nekta tilgang til
  1. arkiv som ikkje er klargjorde for bruk
  2. arkiv som er i så dårleg stand at dei bør skjermast for hyppig bruk
  3. arkiv som er i ferd med å bli klargjorde for digital tilgang.
Analoge arkiv skal berre vere tilgjengelege under tilsyn.

§ 41. Tilgang for organ til arkiv som er avleverte til Nasjonalarkivet

Dersom eit organ treng det for å kunne løyse oppgåvene sine, skal organet få tilgang til
  1. arkiv som organet har avlevert til Nasjonalarkivet
  2. opplysningar som organet har skapt eller motteke i eit system for felles oppgåveløysing
  3. arkiv som er avleverte av forgjengaren til organet
  4. opplysningar som organet hadde lovfesta rett til hos eit anna organ før arkiva blei avleverte.
Eit organ som har rett til tilgang etter første ledd bokstav a, kan i særlege høve få låne analoge arkiv frå Nasjonalarkivet. Organet skal sikre materialet like godt som ein bevaringsinstitusjon gjer det. Materialet må ikkje lånast ut til andre utan samtykke frå Nasjonalarkivet.
Når Nasjonalarkivet gir tilgang til avleverte arkiv, skal kostnadene dekkjast av det organet som får tilgang.

§ 42. Betaling for tenester

Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og dei som tek vare på arkiv etter arkivlova § 14 sjette ledd, kan krevje betaling for tenester som ligg utanfor innsynsretten etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov. Betalinga kan dekke faktiske kostnader, arbeidstida som går med, og eit tillegg som gir ei rimeleg avkastning av investeringane.

Kapittel 8. Handsaming av personopplysningar i arkiv

§ 43. Handsaming av søknader om kassasjon av enkeltopplysningar

Når Nasjonalarkivet handsamar ein søknad om kassasjon av enkeltopplysningar, skal det gjere ei samla vurdering av
  1. kor belastande lagringa av opplysninga er for den registrerte
  2. om den registrerte eller andre vil ha behov for opplysninga no eller i framtida
  3. om kassasjonen vil føre til tap av annan viktig informasjon enn dei opplysningane som søknaden gjeld
  4. kor mykje arbeid kassasjonen krev.
Den registrerte og det handsamingsansvarlege organet har rett til å klage på avgjerda frå Nasjonalarkivet om kassasjon av enkeltopplysningar. Departementet er klageorgan.

§ 44. Søknad om kassasjon av enkeltopplysningar

Ein søknad om kassasjon av enkeltopplysningar må gjelde ei eller fleire konkrete personopplysningar. Søkjaren skal gi informasjon om kva organ som har registrert opplysninga eller opplysningane, og kva samanheng opplysninga eller opplysningane blei gitt eller innhenta i.
Søknaden skal sendast til det handsamingsansvarlege organet. Etter at organet har gjort dei undersøkingane som må til for å handsame søknaden, skal saka sendast til Nasjonalarkivet. I oversendinga til Nasjonalarkivet skal det gå fram om det handsamingsansvarlege organet meiner at opplysninga eller opplysningane bør kasserast etter § 43.
Dersom dokumentasjonen som inneheld opplysningane, er avlevert til Nasjonalarkivet, skal søknaden sendast dit.

§ 45. Nasjonalarkivets rett til å handsame personopplysningar som ikkje skal takast vare på for ettertida

Nasjonalarkivet kan ta imot personopplysningar som ikkje skal takast vare på for ettertida, dersom det er umogleg eller urimeleg arbeids- eller kostnadskrevjande for organet som skal avlevere dokumentasjon, å skilje ut slike personopplysningar frå dokumentasjonen. Personopplysningane skal ikkje gjerast tilgjengelege.

§ 46. Nasjonalarkivets rett til å handsame personopplysningar i samband med utvikling og testing av ny teknologi

Nasjonalarkivet kan handsame personopplysningar i avleverte arkiv for å utvikle og teste ny teknologi som skal bidra til å ivareta samfunnsoppdraget til Nasjonalarkivet. Vilkåret for slik handsaming er at det må vere uråd eller uforholdsmessig vanskeleg å utvikle og teste teknologien ved å bruke anonyme eller fiktive opplysningar.

Kapittel 9. Forvaltning av dokumentasjon ved omorganiseringar i offentleg sektor

§ 47. Forvaltning av dokumentasjon ved omorganiseringar i staten

Dersom to eller fleire statlege organ blir slått saman til eit nytt statleg organ, overtek det nye organet ansvaret for dokumentasjonen frå dei tidlegare organa.
Dersom eit statleg organ blir lagt ned og oppgåvene blir flytta til eit anna statleg organ, overtek det nye organet ansvaret for dokumentasjonen.
Dersom eit statleg organ blir lagt ned og oppgåvene ikkje skal førast vidare, overtek det overordna organet ansvaret for dokumentasjonen.
Dersom oppgåvene til eit statleg organ blir flytta til eit anna statleg organ, skal det overordna organet fastsetje kva organ som skal ha ansvaret for dokumentasjonen. Når oppgåver blir flytta mellom departement, avtaler departementa seg imellom kven som skal ha ansvaret.
Nasjonalarkivet kan samtykke til andre løysingar som oppfyller krava i arkivlova § 5.

§ 48. Forvaltning av dokumentasjon ved flytting av oppgåver mellom forvaltningsnivå eller til private rettssubjekt

Eit statleg organ har framleis ansvaret for dokumentasjonen som det sjølv har skapt, dersom oppgåvene til organet blir flytta til kommunalt eller fylkeskommunalt nivå eller til eit privat rettssubjekt. Dersom det statlege organet blir lagt ned, overtek det overordna organet ansvaret for dokumentasjonen.
Kommunar og fylkeskommunar har framleis ansvaret for dokumentasjonen som dei sjølve har skapt, dersom oppgåvene deira blir flytta til staten, mellom kommune og fylkeskommune eller til private rettssubjekt.
Nasjonalarkivet kan samtykke til andre løysingar som oppfyller krava i arkivlova § 5.

§ 49. Oversikt over dokumentasjon som blir overført

Dersom ansvaret for dokumentasjon blir flytta mellom organ etter reglane i kapittelet her, skal det organet som har hatt ansvaret for dokumentasjonen fram til flyttinga, utarbeide ei oversikt over dokumentasjonen det gjeld. Organet som har overteke ansvaret for dokumentasjonen, skal få ein kopi av oversikta.
Statlege organ skal melde frå til Nasjonalarkivet om kven som har overteke ansvaret for dokumentasjonen.

§ 50. Tilgang til dokumentasjon

Eit organ som har fått nye oppgåver som følgje av endringar som er nemnde i §§ 47 og 48, skal ha tilgang til dokumentasjon som det treng for å kunne løyse oppgåvene sine.
Organet som har ansvaret for dokumentasjonen, skal gi digital tilgang eller tilgang på annan tenleg måte.

§ 51. Registrering og vedlikehald av metadata om opphavet til dokumentasjon

Eit organ som overtek ansvaret for digital dokumentasjon frå eit anna organ etter reglane i kapittelet her, skal registrere og halde ved like metadata som gjer det mogleg å identifisere kva organ som har skapt dokumentasjonen.
Dersom eit organ bruker dokumentasjon frå eit anna organ i oppgåveløysinga si, skal organet registrere og halde ved like metadata som gjer det mogleg å identifisere kva organ som har skapt dei ulike delane av dokumentasjonen.
Analoge arkiv frå ulike organ skal haldast åtskilde og ikkje blandast saman.

Kapittel 10. Iverksetjing og oppheving

Refereres av

1 dokument(er) refererer hit.